Rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/99) 10§

Laatimispäivä 10.5.2017, päivitetty 29.10.2017.

Rekisterinpitäjä
Handbollsföreningen Åbo IFK r.f.
PL 227
20101 Turku
Y-tunnus 1010929-6

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Heidi Nieminen, kontakt(ät)hfaifk.fi

Rekisterin nimi
Jäsenrekisteri, toiminnanohjausjärjestelmä Jopox

Rekisterin ja henkilötietojen tarkoitus
Henkilötietoja tarvitaan yhteisön jäsenenä toimimisen mahdollistamiseksi ja vuorovaikutteisten palvelukokonaisuuksien toteuttamiseksi sekä yhteyden saamiseksi yhteisön jäseniin.

  • Yhdistyslain 11§ mukainen luettelo seuran jäsenistä
  • Jäsenasioista ja muusta toiminnasta tiedottaminen
  • Laskujen ja maksujen lähettäminen
  • Laskujen ja maksujen seuranta
  • Pelaajien pelilisenssin ja mahdollisten vakuutuksien hallinta
  • Toimihenkilöiden mahdollisten vakuutuksien hallinta
  • Tilastotietojen kokoaminen jäsenrakenteesta ja sekä harjoituksiin ja otteluihin

Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidyn täydellinen nimi, kotipaikka, yhteystiedot, syntymäaika, henkilötunnus ja käyttäjätunnus. Toimiva sähköpostiosoite on edellytys rekisteriin kirjautumiselle. Lisäksi muut rekisteröidyn ja hänen huoltajan itse ylläpitämät tiedot. Lasku, maksu- ja joukkuetiedot. Vain toimihenkilöiden sähköpostiosoitteita ja puhelinnumero näytetään julkisesti. Muita yhteystietoja ja henkilökohtaisia tietoja ei näytetä julkisesti yhteisössä. Osa tiedoista on pakollisia, osa vapaaehtoisia. Henkilö voi myös kieltäytyä näkymästä julkisesti seuran www palvelussa.

Tietojen poistaminen rekisteristä
Jäsen voi ero yhteisöstä joko itse pyytämällä yhteisöä poistamaan henkilötietonsa jäsenrekisteristä yhteisön sisäisellä viestillä ylläpidolle tai olemalla kirjautumatta yhteisöön.

Jäsenen katsotaan eronneen yhteisöstä, jos hän ei ole 12 kuukauteen kirjautunut sisään käyttäjätunnuksellaan. Tällöin yhteisö passivoi henkilön ilmoittamat tiedot jäsenrekisteristä sekä käyttäjätunnuksen.

Tietolähteet
Rekisteröidyn tai hänen huoltajansa itse ylläpitämät tiedot.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Seura voi luovuttaa rekisterin tietoja lain ja muiden määräysten niin vaatiessa. Hallitus voi myös päättää tietojen luovuttamisesta henkilötietolakia noudattaen. Jäsenen erillisellä suostumuksella nimi- ja osoitetietoja voidaan käyttää Suomen Palloliiton tai kolmansien osapuolien tiedotus- ja markkinointitarpeisiin. Jäsen tai hänen huoltajansa itse ylläpitää suostumustiedot. Tietoja ei luovuteta tai siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on suojattu käyttäjäkunnuksella ja salasanalla. Hallituksen valtuuttaman seuran jäsenrekisterivastaava vastaa käyttöoikeuksien myöntämisestä ja valvonnasta. Sähköiseen jäsenrekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville.

Tietojärjestelmiin tallennetut tiedot
Rekisterin käyttöön tarvitaan käyttäjätunnus ja salasana. Käyttöoikeus rekisteriin on seuran jäsenrekisteristä vastaavilla Jopox pääkäyttäjillä sekä seuran johdolla.

Käyttöoikeus oman joukkueen rekisteriin on joukkueen johtajalla, valmentajilla ja vanhempienkokuksessa valituille info-vastaaville.

Edellä mainituilla henkilöillä ei ole mahdollisuutta nähdä yksittäisten henkilöiden salasanoja. Palvelimet sijaitsevat palveluntarjoajan palvelinkeskuksessa, lukitulla alueella, johon pääsy vaatii erillisen kulkuoikeuden tai kulkuoikeudellisen saattajan. Kaikki tietoliikenne on tietojärjestelmän ja käyttäjän välillä suojattua ja salasanat ovat järjestelmässä vahvasti salattuja.

Tulostetut ainestot
Kaikki tulostettu henkilötietoja sisältävä aineisto säilytetään lukituissa tiloissa ja hävitetään asianmukaisesti.

Tarkastusoikeus
Käyttäjällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää osoitteella kontakt(ät)hfaifk.fi


   
Lisää uutisia
Käsipallo
«  Joulukuu   »
Kategoriat